LA ASAMBLEA DE COLONOS ( IIIº parte: LA MINUTA).

Cuando la Asamblea terminó aún queda un proceso para concluir las responsabilidades de la Junta Directiva o la del administrador del fraccionamiento. Se trata de la elaboración y envío de la minuta de la reunión. 

Contar con una minuta de lo hablado y decidido en la asamblea es fundamental para que las acciones correspondientes se lleven a cabo con el orden debido al proceso realizado durante la reunión de los colonos. 

La minuta permite tener una evidencia de los acuerdos que se tomaron, de los temas que se abordaron y de las propuestas que los colonos ofrecieron para la solución de los problemas tratados. Además, la minuta permite llevar un récord histórico que permitirá un análisis a posteriori de varios aspectos como son: los acuerdos que se han tomado a lo largo del tiempo para resolver problemas comunitarios, las decisiones que se han llevado a cabo y las que no, los temas que se abordan con más frecuencia en las juntas vecinales, los problemas que se han intentado resolver y que aún quedan pendientes de respuestas definitivas o a los que no se logra llegar a acuerdos, la situación financiera de la comunidad vecinal, los vecinos que asisten con regularidad y los que no se han presentado a ninguna reunión, entre otros. 

Para redactar la minuta es necesario contar con un Secretario durante la Asamblea, ya sea el representante  elegido para ese cargo al interior de la Mesa o Asociación de Colonos, o quien en su caso determine el órgano de gobierno de la comunidad vecinal. 

La redacción de la minuta deben hacerse en hojas membreteadas, con el sello de la Asociación de Colonos o del Fraccionamiento, además de contener, al menos, los siguientes puntos básicos:

- Número de la minuta. Las minutas que se redactan deben ir seriadas para que puedan ser leídas ordenadamente en momentos posteriores (por ejemplo, "minuta 03 año 2018").

- Responsable de su elaboración. El nombre de la persona que redacta la minuta es necesario, especialmente, cuando se debe hacer una aclaración respecto al contenido de la misma. 

- Lugar y fecha de la asamblea. Colocar el sitio donde se llevó a cabo la reunión permite  un historial de los puntos de reunión, con la intención de hacer análisis tales como: los sitios mejor ubicados, los más concurridos, etc. 

-Hora de inicio y de cierre de la reunión. Esta información ayuda mucho a crear un análisis del tiempo real que se utiliza en las Asambleas, ya que con frecuencia las reuniones pueden durar mucho más tiempo del que originalmente fue planteado en la convocatoria. Permite analizar si las reuniones están integrando demasiados puntos en su orden del día o si existe alguna dificultad en el mediador de la reunión para moderar los tiempos dedicados a cada punto. 

- Lista de asistencia con los nombres de los colonos, organizados por calles. Tener información de los vecinos que asistieron de cada calle, permite análisis tales como: identificar las cuadras con mayor rango de participación, dar pie a indagar motivos por los cuales alguna cuadra en particular no tenga nunca representantes en las asambleas, analizar si existe variación en los asistentes a las distintas asambleas o acaso sean siempre los mismos. Además se vuelve una herramienta para que los colonos visibilicen a sus vecinos y se planteen su propia asistencia a estas reuniones.

- Lista de nombres de los coordinadores de la Asamblea. Es muy importante  que la minuta indique quiénes fueron las personas que estuvieron al frente de la reunión y bajo qué cargo. Son a ellos hacia quienes se pueden dirigir en caso de tener alguna duda sobre el contenido de la minuta. 

- Lista de nombres y cargos de los posibles invitados. Si en la Asamblea se presentarán invitados para la solución de un problema comunitario, por ejemplo, algún personal de las dependencias gubernamentales, como es el caso de la Policía, es necesario que los nombres y sus cargos aparezcan en la minuta, especialmente cuando de dicha presentación se derive en la toma de decisiones. Esto es importantísimo para el histórico de la comunidad, ya que en la revisión de esas minutas podrán identificar quién fue el personal que les visitó y bajo qué cargo de autoridad se respalda la toma de dichas decisiones. 

- Orden del día. La minuta debe contener la lista del el orden del día que fue abordado en la asamblea. Esto con la finalidad de permitir que, a golpe de vista, los colonos vean los temas abordados.

- Descripción de los puntos tratados en el orden del día. Se trata de la información como tal, de lo que se decidió, de lo que se sugirió, de lo que se abordó en relación a cada tema del orden del día. Indispensable este punto, es la médula espinal de la minuta, pues contiene la información más importante de todo lo abordado, no se trata de escribir cada comentario vertido, sobre todo en los asuntos generales, sino dar especial énfasis a las desiciones que se tomaron en la asamblea, si hubo una votación: ¿con cuántos votos a favor y en contra se llegó al acuerdo? incluso, ¿de cuáles vecinos se tomó la votación?; se trata de informar sobre las nuevas normas o procedimientos que se aplicarán posterior a la asamblea y a partir de qué fecha; se integra la información financiera que fue presentada a los colonos, así como las sugerencias o propuestas que se aceptaron de manera general, pero que se emplazaron para una reunión posterior por no corresponder al orden del día. 

Cuando la minuta de la junta estuvo redactada debe enviarse en los siguientes cinco días hábiles a todos los colonos, en formato PDF o semejante, a través de los canales oficiales de comunicación que la comunidad vecinal tenga: nuestra plataforma cuenta con un red social de uso exclusivo para cada fraccionamiento además de un apartado para mensajes y un centro de noticiasdonde es posible compartir esta información. Contar con un registro virtual del envío de estas minutas permite a la Asociación de Colonos o al administrador tener una evidencia de que el colono recibió el documento, para evitar malos entendidos respecto al desconocimiento de los acuerdos por parte del mismo. 

ÚNETE A TU COMUNIDAD DE VECINOS.... REGISTRA A TU COLONIA Y DESCARGA NUESTRA APP PARA iOS y ANDROID.

www.conmisvecinos.com