LA ASAMBLEA DE COLONOS ( IIª parte: EL DESARROLLO).
En el artículo anterior detallamos todos los preparativos que se deben considerar antes de tener una Asamblea de Colonos. En esta entrada les daremos sugerencias sobre cómo llevar la asamblea como tal.
Angélica Mendoza
Departamento de comunicación
1. El Secretario y/o el administrador del conjunto residencial debe invitar a los colonos para que se registren en la lista de asistencia (un colono por unidad habitacional), conforme vayan llegando. En caso de una asamblea con decisiones económicas, se entrega las paletas de votación exclusivamente a los vecinos que están al corriente en cuotas de mantenimiento. Es importante que el Secretario o su auxiliar se encarguen de verificar que todos los asistentes estén debidamente registrados.
2. Es
necesario indicar un tiempo límite de
espera antes de arrancar con la sesión. Se sugiere que este tiempo no rebase 15
minutos de espera.
3. El
moderador de la reunión dará la
bienvenida a los colonos, contabilizará el número de asistentes, nombra un
escrutador de votos y al secretario que levantará la minuta (en caso de que la
mesa directiva esté legalmente constituida, será el Secretario el responsable
de este trabajo).
4. Si
la asamblea implicará decisiones económicas, se especifica si se ha alcanzado
el 50% de asistentes, en caso negativo se declara desierta la reunión y se
convoca a una segunda asamblea para el horario de 15 minutos posteriores a la
primera, quedando asentado en el acta y llevándola a cabo con el total de
asistentes que se presentaron.
5. El
moderador introduce a los colonos en las normas básicas de comunicación que se
respetarán durante la asamblea: escuchar la explicación que emita el orador en
turno; pedir la palabra levantando su
mano y hablar uno a la vez con un lenguaje respetuoso y sin palabras fuera de
contexto; pedir una cita con la administradora para abordar asuntos
particulares. 6. El
moderador presenta el orden del día a los colonos y procede a explicar cada uno
de los puntos del mismo o, en su caso, cede la palabra a la persona responsable
de abordar el tema en cuestión. Es muy importante que todas las decisiones que
se sometan a votación queden asentadas en el acta además de cuidar durante toda
la jornada que los puntos del orden del día sean abordados en tiempo y forma,
invitando a los colonos a centrarse sobre los mismos, para evitar rodeos o
cambios innecesarios de tema. En caso de que surgieran otros puntos
transcendente a tratar, se debe tomar decisiones como asentar en el acta la solicitud del colono para abordar el tema
en la siguiente reunión de la asamblea. Para las decisiones económicas se
sugiere que además de la votación a través de levantar la mano, exista un
registro por parte del escrutador de quiénes votaron. 
Es necesario tener en cuenta que cada asistente puede tener urgencia de abordar algún tema en específico, profundizar en detalles que para dicha persona pueden ser indispensables. Pero parte del trabajo del moderador de la reunión, es ayudar al grupo de colonos a centrarse en los puntos del orden del día, escucharles y mediar para que la reunión no desvíe su atención ni se pierda en detalles que no permitan el avance en los temas previamente estipulados.
7. Al concluir los asuntos a abordar, el moderador cierra la sesión. Despide a los colonos, hace entrega del equipo tecnológico y organiza lo relacionado con la entrega de mobiliario que hubiese sido rentado. Se cerciora de que el punto de reunión quede cerrado debidamente.
Esperamos que esta información les permita preveer
puntos importantes a considear al momento de llevar a cabo la asamblea de
colonos. Les invitamos a leer nuestra siguiente entrada donde les relataremos
lo que se debe hacer después de que concluyó la asamblea.
ESTAMOS CONECTANDO VECINOS
www.conmisvecinos.com
