LA ASAMBLEA DE COLONOS ( Iª parte: LOS PREPARATIVOS).

Las asambleas de colonos son de gran importancia para la organización de los conjuntos residenciales. En estas reuniones se presentan balances financieros, se toman decisiones económicas, administrativas y de funcionamiento general.

En muchas ocasiones, cuando las asambleas no están bien diseñadas, suele perderse mucho tiempo entre polémicas por temas específicos que pudieran ser tratados en corto con la Mesa Directiva, rodeos innecesarios a detalles del mantenimiento, entre otras circunstancias que limitan la eficacia de estas reuniones y que, por lo contrario, desmotivan  la participación vecinal, disminuyendo la asistencia a estas reuniones.

Para que tengan la suficiente fluidez y se obtenga el mejor rendimiento posible de las asambleas vecinales,  conmisvecinos.com les sugiere llevar a cabo las siguientes estrategias:

 ANTES DE LA ASAMBLEA: LOS PREPARATIVOS 

1. En primer lugar se debe definir, al menos siete días hábiles previos a la reunión la fecha, hora y lugar de la asamblea.

2. Es preciso redactar  el orden del día e incluirlo en la convocatoria a la asamblea.

3.   Se debe definir la lista de colonos que serán convocados a la asamblea, se pueden seguir  criterios como:

a)    Si el objetivo es tomar decisiones económicas (compras, gastos, inversiones, etc.) se convocará sólo a los vecinos que se encuentren al corriente en sus cuotas de mantenimiento.

b)   Si el objetivo es informar sobre balances financieros, decisiones de orden social, cultural, deportivo, de convivencia, etc. se convocará a todos los colonos.

c)    Si en la asamblea habrá tanto decisiones económicas como de otros asuntos no financieros, se convocará a todos los vecinos, especificando en el orden del día que la votación de los asuntos económicos será exclusiva de los vecinos que se encuentren al corriente en cuotas de mantenimiento.

4. Se debe redactar la  convocatoria a la asamblea y enviarse a los colonos, con siete días previos a la reunión,  a través de los canales oficiales de comunicación con los que cuente el Comité de Colonos. Nuestra plataforma tiene un espacio para enviar mensajes a todos los colonos de forma eficiente.  

5. Hay que asegurar que se cuenta con un espacio limpio para la reunión, el mobiliario necesario como sillas y mesas. 

6.  Para la presentación de los puntos de la asamblea se sugiere realizar una  prestación multimedia y contar con equipo tecnológico  para la proyección (cañón, computadora). 

7.  Asegúrense de contar con formatos para registrar la lista de asistencia de los colonos. Estos formatos deben incluir aspectos como la fecha de la junta, nombre, domicilio, correo electrónico, firma del colono.  Recuerden que la lista es un  requisito de la legalidad de dicha reunión, en caso de ser una Asociación Civil legalmente constituida.

8. Pueden preparar unas paletas de votación (con  “si” y “no”) para los vecinos. Definir previamente un proceso para el registro de votaciones es fundamental, especialmente cuando se trata de decisiones económicas ya que para las Asociaciones legalmente constituidas, sus estatutos les permiten negar el acceso a dichas decisiones para todos aquellos vecinos que no se encuentran al corriente en sus cuotas de mantenimiento. 

Con paletas de votación pueden evitar que vecinos que no están al corriente, participen de decisiones económicas, especialmente cuando las juntas incluyen temas variados, no sólo de dinero, sino temas de organización social, donde dichos vecinos sí pueden tener voz.  Nuestra plataforma cuenta con encuestas que pueden enviarse a todos o algunos de los colonos según el nivel de adeudo en cuotas de mantenimiento que tengan.

9.  Se debe tener a la mano el material impreso que requiera entregar a los colonos (avisos generales, promociones, etc.) el día de la asamblea.

 Como pueden ver, organizar una asamblea en forma eficiente no es tarea sencilla, pero el tiempo invertido en su preparación será sin duda redituable en la eficiencia de la asamblea misma.

 No se pierdan el siguiente artículo donde les detallaremos las sugerencias de conmisvecinos.com  para el momento en que se lleva a cabo la Asamblea de Colonos.

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